Thoát khỏi giấy tờ với các biểu mẫu
Đổi tỷ số cá cược thường được coi là tạo ra điều gì đó tỷ số cá cược mẻ, điều chưa từng được thực hiện trước đây. Tuy nhiên, đổi tỷ số cá cược có thể dễ dàng là một cách làm tỷ số cá cược hoặc một cách suy nghĩ tỷ số cá cược. Đó là lý do tại sao sự đổi tỷ số cá cược được coi là một thành phần quan trọng của quá trình cải tiến liên tục.
Một thành phần có giá trị không kém của cải tiến liên tục là khái niệm chia sẻ kiến thức, theo đó những thành công và thách thức cục bộ được chia sẻ trong toàn tổ chức nhằm thay đổi hiệu suất và làm hài lòng khách hàng của chúng tôi.
Ví dụ sau đây minh họa giá trị của cả đổi tỷ số cá cược lẫn chia sẻ kiến thức cũng như những lợi ích mà chúng mang lại để vượt qua những thách thức trong hoạt động.
Tự động hóa biểu mẫu cho hệ thống điều khiển và giám sát tiện ích (UMCS)
Mọi chuyện bắt đầu khi Người quản lý chương trình của chương trình UMCS liên hệ với Nhóm Chất lượng để tìm kiếm trợ giúp về một vấn đề tái diễn. Chương trình bao gồm việc khảo sát một loạt địa điểm và cơ sở thuộc sở hữu của Công binh Quân đội Hoa Kỳ với mục tiêu cuối cùng là lắp đặt hệ thống giám sát tiện ích. Các cuộc khảo sát được thực hiện bằng phương pháp giấy và bút “truyền thống”, sau đó được chép lại thủ công sang định dạng Excel, sau đó sao chép và dán cùng một thông tin vào nhiều sổ làm việc Excel riêng biệt để tạo ra các sản phẩm được yêu cầu cho khách hàng.
Giám đốc chương trình đã nhận thấy rằng các lỗi bắt đầu xuất hiện ở nhiều nơi trong quá trình thực hiện. Vì không có liên kết dữ liệu tự động giữa các giai đoạn khác nhau của từng nhiệm vụ nên tất cả các nhóm riêng biệt đều bị cô lập và không nhất thiết phải phát hiện ra lỗi.
Phương pháp sử dụng giấy và bút thủ công này có nhiều lỗi và kém hiệu quả, gây ảnh hưởng đến quá trình cài đặt sau này:
- Tốn thời gian
- Thiếu quyền kiểm soát và tính toàn vẹn dữ liệu
- Dễ xảy ra lỗi do con người khi sao chép và/hoặc sao chép/dán
- Khó chia sẻ/phổ biến dữ liệu trong nhóm, tạo ra các kho chứa thông tin
Nhóm Chất lượng của chúng tôi biết về một dự án khác sử dụng tính năng tự động hóa biểu mẫu kỹ thuật số, di động để thực hiện một dự án dựa trên hoạt động kiểm tra quy mô lớn tương tự và kết nối các nhóm.
Phối hợp chặt chẽ với người quản lý dự án cũng như các nhóm chương trình và dự án, nhóm biểu mẫu kỹ thuật số đã tạo ra một loạt biểu mẫu tự động, di động cho từng bước trong quy trình của dự án, bao gồm khảo sát ban đầu, công việc thiết kế cũng như các giai đoạn xây dựng và cài đặt. Quy trình tỷ số cá cược đã đơn giản hóa quy trình và phân phối dự án, đồng thời giải quyết các vấn đề về chất lượng bằng cách thực hiện các bước sau:
- Tăng năng suất — Ghi nhật ký chi tiết đánh giá tiện ích một cách linh hoạt thông qua biểu mẫu trực quan, hỗ trợ cảm ứng trên bất kỳ loại thiết bị di động hoặc PC nào.
- Tối đa hóa hiệu quả — Tải thông tin được thu thập qua biểu mẫu lên một tập hợp các bảng dữ liệu và thư viện SharePoint được sắp xếp và bảo mật. Ảnh từ hiện trường cũng được tự động tải lên thư viện SharePoint với tên tệp có thể tìm kiếm được áp dụng.
- Giảm chi phí — Tự động tạo các báo cáo có thể gửi cho khách hàng trong một khoảng thời gian ngắn cần thiết trước đây với chất lượng cao hơn và giảm đáng kể lỗi.
- Triển khai Quản lý hiệu suất — Bảng thông tin PowerBI được kết nối đã được lên kế hoạch cho tương lai gần.
Khi đảm nhận vị trí quản lý chương trình, tôi nhận thấy rằng mỗi bộ phận chức năng của chúng tôi đều duy trì các danh sách riêng biệt để theo dõi công việc của mình. Vấn đề là có rất ít sự phối hợp giữa các bộ phận chức năng và vì vậy không ai thực sự có được bức tranh chính xác về những gì đang diễn ra. Làm việc với nhóm biểu mẫu kỹ thuật số, chúng tôi có thể tích hợp tất cả các danh sách đó vào một nền tảng chung. Mặc dù chúng tôi tỷ số cá cược bắt đầu triển khai tính năng này nhưng phản hồi ngay lập tức đã mang lại hiệu quả phi thường. Nó không chỉ có tác dụng dự kiến là cung cấp một bức tranh hoạt động chung mà còn có ít tác dụng tức thời hơn trong việc tăng cường giao tiếp, trách nhiệm giải trình và động lực.”
Bryan Wenzel, Giám đốc chương trình UMCS
Bằng cách sử dụng các biểu mẫu di động cải tiến kết hợp với SharePoint và trang tổng quan, nhóm biểu mẫu kỹ thuật số có thể hợp lý hóa và hiện đại hóa các quy trình hiện có của chương trình, giúp loại bỏ lỗi trong việc thu thập dữ liệu thủ công bằng các hoạt động sao chép/dán, giảm thời gian chuẩn bị gửi cho khách hàng và mang lại mức độ tin cậy cao về tính toàn vẹn dữ liệu theo thời gian thực.
Bryan ước tính thời gian và chi phí tiết kiệm đượcmỗi dự áncó giá trị trong khoảng 2-3 tuần hoặc $5.000-$7.000. Sự đổi tỷ số cá cược mang tính biến đổi này đã đạt được bằng cách sử dụng công nghệ hiện có nhưng được áp dụng theo cách tỷ số cá cược và trong môi trường tỷ số cá cược để cải thiện hiệu suất dự án và kết quả chất lượng. Nhóm hiện đang trong quá trình phát triển một nền tảng tương tự cho một dự án cao cấp khác với trọng tâm là kiểm tra hiện trường. Nó tiếp tục chia sẻ kiến thức giữa tất cả các nhóm dự án mà họ tham gia để tối đa hóa lợi ích mà sự đổi tỷ số cá cược này có thể mang lại.